Xác định mô hình phù hợp - Bước đầu tiên trong cách kinh doanh quán cà phê
Trước khi bắt tay vào thực hiện, việc xác định mô hình kinh doanh là yếu tố quan trọng hàng đầu. Có rất nhiều mô hình để bạn lựa chọn: quán cà phê take-away, cà phê sách, cà phê thú cưng, cà phê sân vườn, cà phê nhượng quyền, cà phê kết hợp coworking… Mỗi mô hình đều có ưu và nhược điểm khác nhau, tùy thuộc vào ngân sách, mục tiêu lợi nhuận và tệp khách hàng bạn hướng tới.
Việc lựa chọn mô hình đúng sẽ là nền tảng giúp bạn hoạch định cách kinh doanh quán cà phê hiệu quả, giảm thiểu rủi ro tài chính và tối ưu khả năng thu hồi vốn.
Bạn có thể tham khảo thêm: Tổng hợp các mô hình quán cafe phổ biến năm 2025
Nghiên cứu thị trường và xác định khách hàng mục tiêu
Cách kinh doanh quán cà phê hiệu quả là phải hiểu được thị trường và khách hàng. Một trong những sai lầm phổ biến nhất khi mở quán là không nghiên cứu kỹ thị trường. Bạn cần hiểu rõ:
- Khu vực định mở quán có bao nhiêu đối thủ?
- Khách hàng tiềm năng là ai? Sinh viên, dân văn phòng, khách vãng lai hay cư dân địa phương?
- Họ quan tâm điều gì khi đến quán cà phê? Giá cả, không gian, đồ uống hay dịch vụ?
Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng. Việc biết rõ đối thủ cạnh tranh cũng như khách hàng mục tiêu của quán sẽ giúp bạn đưa ra menu hợp lý để kinh doanh hiệu quả. Ngoài ra, khách hàng mục tiêu phải phù hợp với mô hình mà bạn đã chọn, như cà phê sân vườn thì cho đối tượng gia đình từ 30-50 tuổi còn cà phê kết hợp coworking phù hợp cho sinh viên và nhân viên văn phòng từ 18-25 tuổi.
Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn xây dựng được cách kinh doanh quán cà phê hiệu quả, không bị mờ nhạt giữa hàng trăm thương hiệu tương tự ngoài kia.
Bạn có thể tham khảo thêm: CÁCH XÁC ĐỊNH TỆP KHÁCH HÀNG KHI MỞ QUÁN CAFE
Lập kế hoạch tài chính chi tiết
Có 2 loại ngân sách mình vẫn hay gọi nôm na là ngân sách từ trên xuống và từ dưới lên. Trong trường hợp khởi nghiệp kinh doanh quán cà phê, bạn nên chọn ngân sách từ trên xuống tức là dự toán được một khoản ngân sách ban đầu. Đây là cách kinh doanh quán cà phê hiệu quả. Điều này giúp bạn đưa ra kế hoạch rõ ràng và tráng thâm hụt tài chính. Đặc biệt, để hoàn vốn nhanh chóng, bạn cần xây dựng kế hoạch tài chính rõ ràng, bao gồm:
- Chi phí đầu tư ban đầu: chi phí thuê mặt bằng, thiết kế nội thất, mua sắm trang thiết bị, nguyên vật liệu, giấy phép kinh doanh…
- Chi phí vận hành hàng tháng: nhân sự, nguyên liệu, điện nước, marketing, khấu hao tài sản.
- Doanh thu kỳ vọng: dựa trên giá bán trung bình, số lượng khách/ngày và tỷ lệ lợi nhuận biên.
Sau đây là bảng chi phí đầu tư ban đầu để mở quán cà phê mà Kinhdoanhcafe tổng hợp được, bạn có thể tham khảo:
Thông qua bảng tài chính này, bạn sẽ biết chính xác mình cần bán bao nhiêu ly cà phê mỗi ngày để đạt điểm hòa vốn trong 3 tháng - nền tảng của cách kinh doanh quán cà phê thực tế và bền vững.
Bạn có thể tham khảo: Chi phí mở quán cafe nhỏ bao nhiêu? Cách tiết kiệm chi phí
Chọn mặt bằng chiến lược
Trong lĩnh vực F&B, vị trí là yếu tố “sống còn”. Một mặt bằng đẹp, đông người qua lại, dễ tiếp cận sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng chục triệu đồng tiền marketing mỗi tháng. Tuy nhiên, mặt bằng tốt cũng đồng nghĩa với chi phí thuê cao.
Vì vậy, cách kinh doanh quán cà phê hiệu quả là tìm ra điểm cân bằng giữa giá thuê và tiềm năng doanh thu. Một số lưu ý khi chọn mặt bằng:
- Ưu tiên khu vực gần trường học, văn phòng, khu dân cư.
- Diện tích phù hợp với mô hình quán (không quá rộng nếu là take-away).
- Giao thông thuận tiện, dễ tìm kiếm trên Google Maps.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết sau để có cách chọn mặt bằng chính xác: CÁCH CHỌN ĐỊA ĐIỂM LÝ TƯỞNG ĐỂ MỞ QUÁN CÀ PHÊ THÀNH CÔNG
Thiết kế không gian độc đáo và trải nghiệm khách hàng
Không gian là yếu tố giữ chân khách hàng và tạo ra sự khác biệt cho quán bạn. Một không gian đẹp, chỉn chu, có concept rõ ràng sẽ là điểm cộng lớn trong mắt khách hàng, nhất là thế hệ trẻ yêu thích “sống ảo”.
Cách mở quán cà phê hiệu quả không chỉ dừng lại ở trang trí đẹp, mà còn cần đầu tư vào trải nghiệm khách hàng: âm nhạc phù hợp, ánh sáng dịu nhẹ, Wi-Fi mạnh, ổ cắm điện đầy đủ, nhân viên niềm nở. Đây chính là những yếu tố giúp tăng tỷ lệ khách quay lại và giới thiệu bạn bè – một chiến lược marketing tự nhiên và tiết kiệm chi phí.
Xây dựng menu tối ưu chi phí - lợi nhuận
Một menu tốt không phải là menu có hàng trăm món, mà là menu có những món thực sự được ưa chuộng và mang lại lợi nhuận cao. Hãy bắt đầu với một thực đơn nhỏ gọn, dễ vận hành và xoay vòng nguyên liệu tốt.
Trong cách kinh doanh quán cà phê hiệu quả, việc tính toán chi phí từng ly cà phê, từng topping, từng nguyên liệu là điều không thể bỏ qua. Những món đồ uống có giá thành thấp nhưng giá bán cao như trà trái cây, soda, cold brew… thường là "con gà đẻ trứng vàng" giúp bạn nhanh chóng hoàn vốn. Ngoài ra, bạn nên có combo hoặc khuyến mãi theo giờ thấp điểm để tối ưu công suất quán.
Để gửi lời cảm ơn đến các bạn đã đọc đến đây, Kinhdoanhcafe xin gửi tặng bộ công thức pha chế chuẩn kinh doanh hơn 20 món. Bạn quét mã QR trên ảnh, theo dõi Zalo OA ANZ và cuối cùng nhắn “Menu ANZ” để nhận ngay bộ công thức nhé.
Chiến lược marketing - Yếu tố then chốt trong cách kinh doanh quán cà phê
Cách kinh doanh quán cà phê sẽ thất bại nếu như không có marketing. Quán ế không phải không ngon mà là do marketing chưa tốt. Không có quảng bá, không ai biết đến quán của bạn. Một chiến lược marketing bài bản sẽ giúp bạn thu hút khách hàng trong 6 tháng đầu tiên - giai đoạn “sống còn” để hoàn vốn.
Một số kênh marketing nên đầu tư giai đoạn đầu:
- Facebook, Instagram, TikTok: Chia sẻ hình ảnh quán, món mới, review khách hàng, mini game…
- Google Maps: Tối ưu hóa địa điểm, hình ảnh, phản hồi tích cực từ khách hàng.
- Influencer và Food Blogger: Mời họ đến trải nghiệm và chia sẻ cảm nhận.
- Chương trình khai trương: Mua 1 tặng 1, giảm giá 20% tuần đầu khai trương.
Sau vài tháng đầu vận hành quán có đủ nguồn lực thì có thể cân nhắc các kênh khác như Website, zalo OA, app bán hàng,..
Marketing tốt có thể cứu quán dở nhưng marketing dở sẽ giết quán ngon. Vì thế bạn cần chú trọng marketing cho quán, lưu ý là trước khai trương ít nhất 30 ngày. Bạn cần xác định ngân sách marketing hàng tháng, đo lường hiệu quả từng chiến dịch và liên tục cải tiến.
Bạn có thể tham khảo bài viết: Chiến Lược Marketing Online Hiệu Quả Cho Quán Cà Phê Nhỏ
Tuyển dụng và đào tạo nhân viên
Dù bạn có quy trình tốt đến đâu, quán vẫn không thể hoạt động hiệu quả nếu thiếu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Đào tạo nhân viên là yếu tố cốt lõi trong cách kinh doanh quán cà phê hiệu quả.
Nhân viên phục vụ không chỉ cần nhanh nhẹn mà còn phải biết tư vấn món, xử lý tình huống và tạo thiện cảm với khách. Nhân viên pha chế phải đảm bảo chất lượng đồ uống đồng đều, vệ sinh an toàn.
Xây dựng quy trình vận hành rõ ràng, tiêu chuẩn phục vụ cụ thể sẽ giúp bạn giảm phụ thuộc vào con người và kiểm soát tốt hoạt động quán là cách kinh doanh quán cà phê hiệu quả.
Bạn có thể tham khảo bài viết: Quản Lý Nhân Viên Quán Cà Phê: Những Kỹ Năng Cần Thiết Để Thành Công
Tối ưu vận hành bằng công nghệ
Cách kinh doanh quán cà phê có ứng dụng công nghệ sẽ mang lại rất nhiều hiệu quả. Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ bạn quản lý quán hiệu quả hơn:
- Phần mềm POS để quản lý đơn hàng, doanh thu, hàng tồn kho.
- Máy in hóa đơn tự động, giảm sai sót.
- Camera giám sát từ xa.
- Hệ thống đặt hàng online qua ứng dụng hoặc web.
Áp dụng công nghệ là một phần không thể thiếu trong cách kinh doanh quán cà phê hiện đại, giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thất thoát và tối đa hóa hiệu quả kinh doanh.
Bạn có thể tham khảo bài viết: TOP 5 PHẦN MỀM QUẢN LÝ HIỆU QUẢ NHẤT NĂM 2025
Kết luận
Cách kinh doanh quán cà phê để hoàn vốn trong 3 tháng không phải là điều bất khả thi. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu đó, bạn cần một chiến lược bài bản, sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kinh nghiệm thực tiễn. Từ việc xác định mô hình phù hợp, nghiên cứu khách hàng, xây dựng menu hợp lý, đến chiến lược marketing và vận hành hiệu quả. Tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong thành công của bạn.
Tuy nhiên, nếu bạn là người mới bắt đầu hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực F&B, cách kinh doanh quán cà phê của bạn như việc tự mình triển khai mọi thứ có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro, đặc biệt là về chi phí đầu tư ban đầu, vận hành sai cách hoặc thiếu nhân sự phù hợp.
Đó là lý do Kinhdoanhcafe - đơn vị tư vấn, thiết kế, vận hành và đào tạo nhân sự cho hơn 200 dự án cà phê lớn nhỏ trên toàn quốc sẽ là giải pháp hoàn hảo cho mô hình F&B của bạn.
Với đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm, Kinhdoanhcafe giúp bạn:
- Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu bằng các giải pháp thiết kế và setup tối ưu.
- Hạn chế tối đa rủi ro vận hành thông qua quy trình kiểm soát bài bản.
- Đào tạo nhân sự chuyên nghiệp, từ barista đến quản lý.
- Tư vấn chiến lược kinh doanh hiệu quả, phù hợp với ngân sách và mục tiêu từng giai đoạn.
Thay vì mất thời gian thử và sai, bạn có thể rút ngắn quá trình khởi nghiệp và nhanh chóng chạm tới mốc hoàn vốn trong 3 tháng với cách kinh doanh quán cà phê của một đơn vị đồng hành uy tín như Kinhdoanhcafe.
Liên hệ ngay với Kinhdoanhcafe để được tư vấn miễn phí và hiện thực hóa giấc mơ quán cà phê thành công của bạn!
